Die schlechte Zahlungsmoral und Insolvenzen von Bauherren gehören zu den größten unternehmerischen Risken von Architekten, Bauingenieuren und Planungsbüros. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, ihr Honorar zu sichern und Zahlungsausfälle zu vermeiden. In diesem Beitrag erhalten Sie Tipps rund um Ihren Honoraranspruch und erfahren alles Wichtige zum Forderungsmanagement – von der richtigen Vertragsgestaltung über mögliche Sicherheiten bis zur Honorarklage.
1. Bonität prüfen
Vor größeren Aufträgen ist es sinnvoll, die Bonität von Auftraggebern zu überprüfen. Über ihre Hausbank können Planer eine Bankauskunft über die Zahlungsfähigkeit und Kreditwürdigkeit des Bauherrn einholen. Das Einverständnis des Kunden wird hierfür von seiner Bank eingeholt. Alternativ kann man eine der diversen Wirtschaftsauskunfteien beauftragen (z.B. Schufa, Creditreform).
2. Den richtigen Vertrag schließen
Egal ob klein oder groß: Aufträge sollten im Bauwesen nach Möglichkeit immer schriftlich abgeschlossen werden. Kommt es später zu Streitigkeiten über das Honorar, können Architekten und Fachplaner damit Leistungs- und Honorarvereinbarungen leicht nachweisen. Schriftliche Verträge sind oft auch Voraussetzung, wenn Planer eine Honorarrechtsschutzversicherung in Anspruch nehmen wollen.
Die effektivste Möglichkeit, seinen Honoraranspruch zu sichern, liegt bereits im Vertrag selbst: Architekten und Bauingenieure sollten mit ihren Auftraggebern angemessene Vorauszahlungen oder Abschlagszahlungen vereinbaren. Damit können sie zum einen die Zahlungsmoral des Kunden testen. Zum anderen verringert sich das Risiko des Zahlungsausfalls erheblich, da der Planer bereits geleistete Anzahlungen „sicher hat“, wenn etwa der Bauherr im Projektverlauf insolvent wird.
3. Alles Wichtige dokumentieren
Darüber hinaus empfiehlt es sich, alle wichtigen Schritte und Änderungen zu protokollieren: die erbrachten Leistungen, Änderungswünsche des Kunden hatte sowie sämtliche Abnahmen und ggf. Teilabnahmen. Abnahmeformulare erhalten Planer unter anderem bei den Architekten- und Ingenieurkammern.
4. Architekten und Ingenieure können Sicherheit einfordern
Da Architekten und Bauingenieure in der Regel für die Kostenkontrolle eines Projekts zuständig sind, merken sie oft frühzeitig, wenn ihre Bauherren in Zahlungsschwierigkeiten sind. Werden freigegebene Rechnungen von Handwerkern nicht rechtzeitig bezahlt, sollten bei den beteiligten Planern die Alarmglocken schrillen.
Haben sie Zweifel an der Liquidität eines gewerblichen Auftraggebers, können Architekten, Bauingenieure und Fachplaner jederzeit eine Sicherheit einfordern. (Bei privaten Verbrauchern oder öffentlich-rechtlichen Auftraggebern gilt dies nicht.) Zwei Möglichkeiten stehen ihnen offen, sich gegen einen Zahlungsausfall abzusichern:
- Sicherungshypothek auf das Grundstück des Bauherrn: Sie lässt sich erst nachträglich eintragen, wenn die Planungsleistung bereits erbracht wurde und die Bauausführung zumindest begonnen hat. Eine Hypothek macht nur dann Sinn, wenn das Grundstück nicht bereits übersichert ist.
- Bauhandwerkersicherung: Diese Sicherheit – meist eine Bankbürgschaft oder Bürgschaftsversicherung – kann eine Architektin oder ein Ingenieur jederzeit nach Vertragsabschluss einfordern. Allerdings müssen sie die Kosten hierfür selbst tragen (max. 2% der Sicherungssumme pro Jahr).
Weigert sich der Bauherr, fristgerecht die geforderte Sicherheit zu stellen, kann der Planer weitere Leistungen verweigern oder den Vertrag kündigen. Auf diese Weise verhindert er, (noch mehr) Arbeit zu erbringen, die er womöglich nie bezahlt bekommt.
5. Rechnungen stellen
Abschlags- und Schlussrechnungen sind regelgerecht zu erstellen, mit allen notwendigen Angaben wie Name, Adresse, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, Datum, Rechnungsnummer, Umfang und Art der Leistung, Umsatzsteuersatz usw.. Auch die mit dem Bauherrn vereinbarte Zahlungsfrist ist zu nennen. (Hier empfiehlt sich ein Zahlungsziel von nicht mehr als 10 Tagen; wurde nichts vereinbart, beträgt die Frist 30 Tage ab Erhalt der Rechnung.) Eine Schlussrechnung muss prüffähig sein und bei allen wichtigen Rechnungen sollte der Architekt oder die Bauingenieurin nachweisen können, dass der Kunde sie tatsächlich erhalten hat (z.B. indem man sie per Einschreiben sendet, vor Zeugen übergibt oder sich den Erhalt quittieren lässt).
Bei Buchhaltung und Rechnungswesen kann professionelle Software Planer unterstützen, eventuell auch mit einem automatisierten Mahnprozess.
6. Mahnung an säumige Zahler
Haben Sie mit dem Bauherrn kein anderes Zahlungsziel vereinbart, muss er Ihre Rechnungen innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt bezahlen. Tut er dies nicht, befindet er sich im Zahlungsverzug und kann angemahnt werden. Üblich und auch oft erfolgsversprechend ist es allerdings, erst ein freundliches Erinnerungsschreiben zu senden oder noch besser anzurufen, um die Angelegenheit persönlich zu klären. Senden Sie anschließend eine erste und zweite Mahnung, sollte diese als Zahlungsfrist möglichst ein konkretes Datum nennen.
Wenn der Bauherr eine Abschlagsrechnung trotzt Mahnung nicht bezahlt oder sie unangemessen kürzt, kann der Architekt den Vertrag kündigen oder weitere Leistungen verweigern. (Dies gilt jedoch nicht, wenn der Auftraggeber seinerseits Rechte geltend macht, etwa aufgrund von Mängeln. Im Zweifel sollte zunächst ein Rechtsanwalt prüfen, ob der Planer zu solch schwerwiegenden Schritten berechtigt ist.)
7. Gerichtliches Mahnverfahren
Bleibt eine Mahnung ohne Erfolg, gibt es noch einen letzten Schritt, den man vor einem aufwendigen Gerichtsverfahren gehen kann: das Mahnbescheidsverfahren. Es kann unter anderem online unter www.mahngerichte.de beantragt werden. Der Schuldner erhält daraufhin eine Zahlungsaufforderung vom Amtsgericht, womit der Architekt oder Fachplaner seiner Forderung noch einmal mehr Nachdruck verleiht (und zudem die Verjährung seiner Forderung stoppt). Der Bauherr kann nun zahlen oder dem Mahnbescheid widersprechen. Unterlässt er beides, erhält die Planerin oder der Bauingenieur einen vollstreckbaren Titel und kann nun einen Gerichtsvollzieher beauftragen.
Das Gerichtliche Mahnverfahren lohnt sich nicht, wenn der Architekt oder Ingenieur bereits mit einem Einwand des Auftraggebers rechnet, etwa bei ernsthaften Schadenersatzansprüchen.
8. Das letzte Mittel: Honorarklage
Ein Gang vor Gericht ist zeit- und kostenintensiv, daher sollten Planer ohne Honorarrechtsversicherung die Risiken einer Klage gründlich abwägen: Verfügt die Gegenseite über Ansprüche (z.B. Schadensersatzforderungen) oder Rechte (z.B. Verjährung), die einen Erfolg gefährden? Wie hoch ist das umstrittene Honorar im Vergleich zu den erwartbaren Prozesskosten? (Wer den Prozess verliert, muss sämtliche Gerichts- und Sachverständigenkosten, Rechtsanwaltskosten sowie die gesetzlich anfallenden Verzugszinsen zahlen.)
Vor einer Honorarklage sollte sich der Architekt oder die Ingenieurin über die finanzielle Situation des Bauherrn informieren – denn wo nichts zu holen ist, hilft auch ein gewonnener Gerichtsprozess nicht weiter. Mögliche Anlaufstellen sind Wirtschaftsauskunfteien und die Website insolvenzbekanntmachung.de, auf der (vorläufige) Insolvenzverfahren veröffentlicht werden. Im Gerichtsverfahren muss der Planer alle Honoraransprüche nachvollziehbar begründen und darlegen, denn Gericht und Gutachter ermitteln nicht selbst.
Wer einem jahrelangen Gerichtsprozess vorbeugen oder es sich mit seinem Auftraggeber nicht gänzlich verscherzen möchte, kann alternativ eine außergerichtliche Einigung anstreben. Bei vielen Ingenieur- und Architektenkammern gibt es Schlichtungsausschüsse, an die man sich wenden kann.
Honorarrechtsschutz für Architekten und Bauingenieure
Honorarstreitigkeiten gehören leider zu den häufigsten Auseinandersetzungen von Architekten, Bauingenieuren und Fachplanern. Verzögert ein Auftraggeber die Zahlung oder weigert sich zu zahlen, kann dies für Freiberufler und Planungsbüros schnell existenzbedrohend werden. Viele scheuen jedoch den Gang vor Gericht, da das Prozess- und Kostenrisiko bei ihnen liegt. Dem lässt sich mit einer Honorarrechtsschutz-Versicherung vorbeugen. Sie übernimmt sämtliche Kosten eines Gerichtsprozesses. Bei diversen Anbietern sind auch die Kosten eines außergerichtlichen Schlichtungsverfahrens abgedeckt.
Die Rechtsschutzversicherung ist ein aktiver Schutz, der die Interessen des versicherten Planers durchzusetzt – im Gegensatz zur einer Berufshaftpflichtversicherung, die nur passiven Rechtsschutz bietet und unangemessene Ansprüche abwehrt.
Für den Abschluss einer Honorarrechtsschutz-Versicherung haben Ingenieure und Architekten zwei Möglichkeiten:
- Als Zusatzbaustein zur Berufshaftpflichtversicherung (nur bei manchen Versicherern möglich)
- Im Rahmen einer umfassenden Firmenrechtsschutz-Versicherung
Honorarforderungen abtreten?
Ärzte oder Handelsunternehmen setzen bei ihrem Forderungsmanagement oft auf Factoring, verkaufen also ihre offenen Rechnungsforderungen an einen Dienstleister und gehen auf diese Weise Ärger mit zahlungsunwilligen Kunden aus dem Weg. Bei Architekten und Ingenieuren ist echtes Factoring hingegen selten: Die Aufträge sind oft zu komplex oder Forderungen strittig. Auf Planer spezialisierte Dienstleister bieten stattdessen lediglich an, bei der korrekten Rechnungsstellung oder dem Versand von Mahnungen zu helfen.
Einen einfachen Weg aus dem Forderungsdilemma gibt es somit leider nicht. Architekten bleibt nur, sich genauso gewissenhaft um gute Verträge und das Rechnungswesen zu kümmern wie um ihre eigentliche Planungstätigkeit. Und sich gegebenenfalls mit einer Honorarrechtsschutzversicherung abzusichern.