Bei der Vergabe von Bauleistungen lauern etliche Fallstricke. Schließlich beeinflusst sie maßgeblich, wie gut, wie schnell und wie teuer gebaut wird. Vor allem private Bauherren wenden sich in dieser Phase oft mit heiklen Fragen an ihren Architekten: Sie suchen Rat zu Bauverträgen oder erwarten, dass der Planer die Vergabe eigenständig durchführt, da ihnen selbst Knowhow fehlt. Doch welche Aufgaben müssen und welche dürfen Planer in Leistungsphase 7 tatsächlich übernehmen? Wie weit reicht das „Mitwirken“ bei der Vergabe in der alltäglichen Praxis?
Entscheidend ist zunächst einmal, was Bauherr und Planer vertraglich vereinbart haben. Hier empfiehlt es sich, die Aufgabenverteilung detailliert festzuhalten. Aus Haftungsgründen sollten Architekten und Bauingenieure eine vergaberechtliche Beratung explizit ausschließen und insbesondere privaten Auftraggebern klarmachen, dass diese alle wesentlichen Entscheidungen selbst treffen müssen. Je genauer im Architektenvertrag geregelt ist, was Leistung des Architekten und was Aufgabe des Bauherrn ist, desto besser.
Aufgaben der Leistungsphasen 6 & 7
Ist dies nicht detailliert geregelt, gelten die in der HOAI definierten Grundleistungen. Mit der Leistungsphase 6 hat der Architekt bzw. die Architektin die Vergabe bereits vorbereitet: Er hat Leistungsbeschreibungen mit Leistungsverzeichnissen aufgestellt, Mengen und Kosten ermittelt und Vergabeunterlagen zusammengestellt. Zu den Grundleistungen der LPH 7 gehören nun:
- Koordinieren der Vergaben der Fachplaner
- Einholen von Angeboten
- Prüfen und Werten der Angebote
- Führen von Bietergesprächen
- Erstellen der Vergabevorschläge
- Dokumentation des Vergabeverfahrens
- Zusammenstellen der Vertragsunterlagen für alle Leistungsbereiche
- Vergleichen der Ausschreibungsergebnisse mit der Kostenberechnung
- Mitwirken bei der Auftragserteilung
Architekt ist Baufachmann, nicht Entscheider
Damit wird klar: Mit „Mitwirkung bei der Vergabe“ ist keineswegs dessen vollständige Übernahme durch den Architekten gemeint. Etliche Aufgaben wie Rechtsangelegenheiten und Vergabeentscheidungen verbleiben beim Auftraggeber: Welches Ausschreibungsverfahren wird gewählt und mit welchen Terminen? Welche Bieter werden ausgeschlossen, wer erhält den Zuschlag? Welche Bedingungen soll der Bauvertrag enthalten?
Der Architekt oder die Bauingenieurin übernimmt „nur“ die baufachliche Prüfung und Bewertung der Angebote. Auch treffen ihn Beratungs- und Hinweispflichten: Handelt es sich beispielsweise um ein öffentlich gefördertes Bauvorhaben, muss er private Auftraggeber darauf hinweisen, dass womöglich vergaberechtliche Auflagen bestehen (welche dies sind, muss der Bauherr jedoch selbst klären). Sind die Preisangaben eines Bieters unrealistisch oder erkennbar spekulativ, sollte er den Auftraggeber aufklären und von einer Beauftragung abraten.
Vorsicht bei Rechtsfragen zur Vergabe
Bei Rechtsfragen, die juristische Fachkenntnisse erfordern, muss der Planer dem Bauherrn gegebenenfalls empfehlen, einen Rechtsanwalt hinzuzuziehen. Architekten und Ingenieure selbst dürfen keine Rechtsdienstleistungen erbringen. Sie riskieren sonst ihren Haftpflichtversicherungsschutz. Erlaubt ist jedoch, private Auftraggeber auf gängige Vertragsmuster hinzuweisen (etwa jenes für Verbraucherverträge auf www.zdb.de).
Haftungsrisiko Dokumentation
Vorsicht ist auch geboten, wenn Fördergelder im Spiel sind oder es sich um einen öffentlichen Auftraggeber handelt. Denn wenn Bauvorhaben mit öffentlichen Mitteln finanziert oder gefördert werden, ist die Vergabe meist penibel zu dokumentieren. Ziel dieser Dokumentation ist es, dass Dritte den Vergabeprozess später eindeutig nachvollziehen können: zum Beispiel wie die einzelnen Angebote geprüft und warum welche Entscheidungen getroffen wurden.
Ist das Vergabeverfahren nicht ordnungsgemäß dokumentiert, können die Behörden Fördermittel (teilweise) zurückfordern. Architekten bzw. Bauingenieure sollten entweder die Vorgaben genau kennen und einhalten oder die Dokumentation gar nicht erst übernehmen, sie also vertraglich explizit von ihren Aufgaben ausschließen (mit entsprechendem Honorarabschlag). Andernfalls riskieren sie, dem Bauherrn Schadensersatz für entgangene Fördergelder leisten zu müssen.